نصائح لإدارة وقتك واستثمارة
التعرف على أهدافك
تأكد من مشاركتك في أنشطة تدعم أهداف عملك سواء على المدى القصير أو الطويل، وكل شيء آخر هو الوقت المبذر المحتمل، ويجب أن تدور خطتك اليومية حول العمل على المهام والأنشطة المرتبطة مباشرة بتوليد الدخل وتنمية أعمالك .
إعطاء الأولوية بحكمة
يقدم ستيفن كوفي مؤلف مشارك لـ First Things First ، أداة تنظيمية لقائمة مهامك بناء على مدى أهمية المهام العاجلة بالنظر إلى ما يميز يومك وأين تتناسب أنشطتك مع هذه الفئات، اكتب مهامك “المهمة والعاجلة” الثلاث أو الأربع التي يجب انجازها اليوم، وعندما تكمل كل واحدة تحقق من القائمة، وسيوفر لك هذا إحساسا بالإنجاز ويمكن أن يحفزك على معالجة العناصر الأقل أهمية، ومن الفئات التي يجب أن يتم تنظيمها ما يلي :
1- مهام وعاجل : المهام التي يجب القيام بها على الفور .
2- مهام ولكنها ليست عاجلة : وهي المهام التي تبدو مهمة ولكن عند الفحص الدقيق ليست كذلك .
3- عاجل ولكن ليس مهم : وهي المهام التي تجعل “الضجيج” أكثر ولكن عند الانتهاء، يكون لها قيمة ضئيلة أو معدومة، ويجب تفويتها إذا كان ذلك ممكنا .
4- ليست ملحة وغير مهمة: وهي الأشياء ذات الأولوية المنخفضة التي تقدم وهم “الانشغال” وهذه قم بها لاحقا .
قل لا ارفض
أنت الرئيس، وإذا كان عليك رفض طلب من أجل الاهتمام بما هو مهم وعاجل حقا فلا تتردد في القيام بذلك، ونفس الشيء ينطبق على أي مشاريع أو أنشطة تحددها لا تتجه إلى أي مكان، وكن مستعدا للانتقال إلى مهام أكثر إنتاجية، وتعلم من التجربة لتجنب تضييع الوقت في وقت لاحق .
التخطيط للمستقبل
واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي القفز إلى يوم العمل دون أي فكرة واضحة حول ما يجب القيام به، كما إن الوقت الذي تقضيه في التفكير في المستقبل والتخطيط لأنشطتك تافه مقارنة بالوقت الذي ستفقد فيه القفز من شيء إلى آخر (ونادرا ما تكمل أي شيء) حسب شخصيتك، جرب أحد هذه الخيارات :
1- في نهاية اليوم تستغرق 15 دقيقة لتصفية مكتبك ووضع قائمة بأكثر المهام إلحاحا في اليوم التالي، إنها تقنية تخفيف الضغط رائعة، وستشعر أنك أفضل من الجلوس في مكتب نظيف في الصباح .
2- أول شيء في الصباح الوصول مبكرا ببضع دقائق وتجميع قائمة مهامك ذات الأولوية، وقد يكون هذا الجزء الأكثر إنتاجية في يومك.
القضاء على الانحرافات
ابدأ في الانتباه إلى عدد المرات التي يقاطعك فيها أحد عندما تكون في منتصف مهمة، وتتبع الانقطاعات المستحثة ذاتيا، ولا سيما تلك المتنوعة لوسائل التواصل الاجتماعي، ويعد هاتفك الذكي مفيدا للغاية ولكنه أيضا يعتبر ادمانا، ومن بين أكثر أهل الوقت غدرا المعروفين للبشرية هو الهاتف، وقد يستغرق الأمر تمرينا كبيرا في الإرادة ولكن أغلق الباب وأغلق هاتفك لزيادة وقتك، وبدلا من أن تكون “دائما منشغل” خطط لقضاء عطلة في اليوم لمواكبة رسائل البريد الإلكتروني والاتصال بالأشخاص والتحدث مع الموظفين .
الحصول على مندوب
إذا كنت قد أنجزت عملا جيدا في توظيف موظفين موهوبين ومتفانين، فهناك دائما المزيد من العمل الذي يمكنهم إزالته من مكتبك، ويعتمد تشغيل شركة صغيرة ناجحة على قدرة المالك على التفكير فيما ينتظرنا وعدم الانغماس في العمليات اليومية، ابحث عن فرص لتمرير مسؤولية مهام محددة للآخرين في فريقك .
مشاهدة ما تنفقه
مثلا كم عدد الدقائق الإنتاجية التي تقوم بتعبئتها كل أسبوع؟ استخدم برنامج تعقب الجدول الزمني البسيط هذا لسرعة الدخول والخروج من مختلف المهام أو المشاريع على مدار اليوم، وقم بتبديل المهام أو المهام بنقرة واحدة فقط باستخدام تطبيق TSheets للهاتف المحمول أو تتبع الوقت مباشرة من سطح المكتب، ثم قم بإنشاء تقارير قوية في الوقت الفعلي لمعرفة المكان الذي تنفق فيه أغلى ما لديك وأين تضيع .
اعتني بنفسك
تأكد من الحصول على الكثير من النوم وممارسة الرياضة، فالعقل اليقظ هو عقل يعمل بكفاءة عالية وأقل تسامحا مع أنشطة إضاعة الوقت .
المراجع:
