ما هى مسؤليات موظف الاستقبال
قد تتضمن واجبات عمل موظف الاستقبال الرد على استفسارات الزوار حول الشركة ومنتجاتها أو خدماتها، وتوجيه الزوار إلى وجهاتهم، وفرز البريد وتوزيعه والرد على المكالمات الواردة على الهواتف متعددة الخطوط، أو في وقت مبكر من القرن العشرين لوحة التبديل، وتحديد المواعيد وحفظ الملفات، وحفظ السجلات وإدخال لوحة المفاتيح / إدخال البيانات، وتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام المكتبية الأخرى، مثل الفاكس أو البريد الإلكتروني، وقد يقوم بعض موظفي الاستقبال أيضا بمهام مسك الدفاتر أو أمين الصندوق، وقد تتوقع بعض المكاتب وليس كلها أن يقوم موظف الاستقبال بتقديم القهوة أو الشاي للضيوف، وأن يبقي منطقة اللوبي مرتبة .
وقد يتولى موظف الاستقبال أيضا بعض وظائف التحكم في الوصول لحارس الأمن لأي مؤسسة من خلال التحقق من هوية الموظف، وإصدار تصاريح دخول الزائرين ومراقبة أي أشخاص، أو أنشطة غير عادية أو مشبوهة والإبلاغ عنها، وغالبا ما يكون موظف الاستقبال أول جهة اتصال تجارية يلتقي بها أي شخص في أي مؤسسة .
ومن المتوقع أن تحافظ موظف الاستقبال على سلوك هادئ ومهذب ومهني في جميع الأوقات، بغض النظر عن سلوك الزائر، وبعض الصفات الشخصية التي من المتوقع أن يمتلكها موظف الاستقبال من أجل القيام بالعمل بنجاح تشمل الاهتمام، والمظهر الجيد، والمبادرة والولاء، والنضج واحترام السرية والسلطة التقديرية، والموقف الإيجابي والاعتمادية، وفي بعض الأحيان قد تكون المهمة مرهقة بسبب التفاعل مع العديد من الأشخاص المختلفين الذين لديهم أنواع مختلفة من الشخصيات، ويتوقع منهم القيام بمهام متعددة بسرعة .
